Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales será:

White Intelligence
Correo electrónico: [correo@whiteintelligence.com]
Sitio web: [www.whiteintelligence.com]
País de operación: [País / Colombia]

Para consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través del correo indicado anteriormente.

2. Datos personales que podemos recopilar

White Intelligence podrá recopilar datos personales y comerciales proporcionados directamente por el usuario, cliente o aliado, incluyendo:

• Nombre y apellido.

• Correo electrónico.

• Número de teléfono.

• Empresa, cargo o área de trabajo.

• País, ciudad o ubicación general.

• Información enviada a través de formularios de contacto.

• Información incluida en correos electrónicos, reuniones, briefs, propuestas o conversaciones comerciales.

• Datos relacionados con necesidades del proyecto, objetivos, procesos, plataformas, sistemas o canales digitales.

• Información de facturación o datos administrativos necesarios para la relación comercial.

• Accesos, credenciales o permisos temporales entregados por el cliente para ejecutar un proyecto.

• Información de redes sociales, sitios web, plataformas, bases de datos, CRM, sistemas internos, documentos o herramientas digitales cuando sea necesario para prestar un servicio contratado.

White Intelligence no solicita datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para un proyecto específico y exista autorización expresa del titular o una base legal aplicable.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

• Responder consultas, solicitudes de información o formularios de contacto.

• Contactar al usuario o cliente para iniciar un diagnóstico, propuesta o reunión.

• Preparar cotizaciones, propuestas comerciales, contratos o documentos de alcance.

• Ejecutar servicios de inteligencia artificial, análisis de datos, automatización, desarrollo web, aplicaciones, software, agentes de IA, publishers, crecimiento digital o servicios relacionados.

• Gestionar proyectos, entregables, reuniones, soporte, seguimiento y comunicación con el cliente.

• Crear reportes, dashboards, análisis, auditorías, estrategias, automatizaciones, sistemas o soluciones tecnológicas solicitadas por el cliente.

• Configurar agentes de inteligencia artificial, asistentes, flujos conversacionales o automatizaciones según el alcance contratado.

• Analizar métricas, rendimiento, audiencias, canales digitales, contenidos, presencia online o información suministrada por el cliente.

• Enviar información comercial, novedades, actualizaciones o comunicaciones relacionadas con los servicios de White Intelligence.

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales o administrativas.

• Mejorar la experiencia del sitio web, la comunicación comercial, la calidad del servicio y los procesos internos.

4. Uso de datos en servicios de inteligencia artificial

White Intelligence podrá utilizar datos, documentos, bases de conocimiento, instrucciones, conversaciones, contenidos, métricas o información proporcionada por el cliente para configurar soluciones basadas en inteligencia artificial.

Esto puede incluir:

• Agentes de IA.

• Asistentes conversacionales.

• Sistemas de consulta documental.

• Automatizaciones inteligentes.

• Análisis de datos.

• Generación de reportes.

• Clasificación de información.

• Procesamiento de documentos.

• Integraciones con herramientas externas.

• Sistemas de soporte, ventas, atención o gestión interna.

Los datos utilizados para configurar o alimentar sistemas de IA serán tratados únicamente para la finalidad definida en el proyecto o acuerdo correspondiente.

El cliente reconoce que algunos servicios de IA pueden requerir el uso de proveedores externos, modelos de lenguaje, APIs, plataformas de automatización, servicios de almacenamiento, herramientas de análisis o infraestructura tecnológica de terceros.

5. Datos del cliente y datos de terceros

Cuando el cliente entregue a White Intelligence bases de datos, documentos, mensajes, leads, información de usuarios, clientes finales, audiencias, colaboradores o terceros, el cliente declara que cuenta con las autorizaciones, permisos, derechos o bases legales necesarias para compartir dicha información.

White Intelligence actuará de acuerdo con el alcance contratado y utilizará esa información únicamente para ejecutar el servicio solicitado.

El cliente será responsable de la legalidad, exactitud, autorización y procedencia de los datos que entregue a White Intelligence.

6. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de White Intelligence podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar tráfico, recordar preferencias, medir rendimiento del sitio, mejorar contenidos y entender cómo los visitantes interactúan con la página.

Podremos utilizar cookies:

• Esenciales: necesarias para el funcionamiento básico del sitio.

• Funcionales: ayudan a recordar preferencias o mejorar la navegación.

• Analíticas o de rendimiento: permiten entender cómo se usa el sitio web.

• Comerciales o de marketing: pueden utilizarse para medir campañas o mejorar comunicaciones comerciales.

El usuario podrá configurar, bloquear o eliminar cookies desde las opciones de su navegador. Algunas funciones del sitio pueden verse afectadas si se desactivan determinadas cookies.

7. Herramientas y proveedores externos

Para prestar nuestros servicios, White Intelligence podrá utilizar herramientas o proveedores externos, incluyendo:

• Plataformas de hosting y dominios.

• Herramientas de analítica web.

• Plataformas de inteligencia artificial.

• Servicios de automatización.

• CRM.

• Herramientas de email.

• Plataformas de diseño, desarrollo o colaboración.

• Redes sociales.

• APIs.

• Servicios de almacenamiento en la nube.

• Plataformas de pago o facturación.

• Medios digitales, publishers o canales de distribución.

Estos proveedores podrán tratar información de acuerdo con sus propias políticas de privacidad y condiciones de uso. White Intelligence procurará utilizar proveedores confiables y adecuados para la prestación de sus servicios.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos datos podrán ser almacenados, procesados o transmitidos en servidores, herramientas o plataformas ubicadas fuera del país de operación de White Intelligence.

Esto puede ocurrir cuando utilizamos proveedores internacionales de tecnología, inteligencia artificial, almacenamiento, automatización, analítica, hosting, CRM, email, comunicación o colaboración.

Al aceptar esta Política de Privacidad, el usuario autoriza que sus datos puedan ser transferidos o transmitidos internacionalmente cuando sea necesario para prestar los servicios, cumplir obligaciones contractuales, operar herramientas tecnológicas o ejecutar el proyecto contratado.

9. Conservación de la información

White Intelligence conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, ejecutar los servicios contratados, mantener la relación comercial, cumplir obligaciones legales, atender reclamaciones, conservar soportes contractuales o proteger sus intereses legítimos.

Cuando los datos ya no sean necesarios, podrán ser eliminados, anonimizados o archivados de acuerdo con criterios internos de seguridad, cumplimiento y gestión documental.

10. Seguridad de la información

White Intelligence adoptará medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizacional para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, gestión de permisos, almacenamiento seguro, uso de herramientas confiables, buenas prácticas de seguridad digital y restricción de acceso a información según necesidad operativa.

Sin embargo, ningún sistema tecnológico es completamente infalible. El usuario y el cliente también son responsables de proteger sus credenciales, accesos, dispositivos, cuentas, contraseñas y permisos compartidos.

11. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluyendo:

• Conocer los datos personales que White Intelligence conserva.

• Actualizar información personal.

• Rectificar datos incorrectos, incompletos o desactualizados.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.

• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.

• Revocar la autorización de tratamiento, cuando sea procedente.

• Solicitar la eliminación de datos, cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.

• Presentar quejas ante la autoridad competente en materia de protección de datos, cuando corresponda.

12. Procedimiento para ejercer derechos

Para ejercer sus derechos, el titular podrá enviar una solicitud al correo: campos@whiteintelligence.io

La solicitud deberá incluir:

• Nombre completo del titular.

• Medio de contacto.

• Descripción clara de la solicitud.

• Documento o información que permita verificar la identidad del titular, cuando sea necesario.

• Datos específicos sobre los que desea ejercer su derecho.

White Intelligence responderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la normativa aplicable.

13. Menores de edad

Los servicios de White Intelligence no están dirigidos a menores de edad.

No recopilamos intencionalmente información de menores. Si se identifica que se ha recibido información de un menor sin autorización válida de sus representantes legales, White Intelligence podrá eliminar dicha información de sus sistemas.

14. Comunicaciones comerciales

White Intelligence podrá enviar comunicaciones comerciales, novedades, propuestas, información de servicios, actualizaciones o contenido relacionado con inteligencia artificial, datos, desarrollo, automatización y crecimiento digital.

El usuario podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales escribiendo al correo de contacto o utilizando los mecanismos de cancelación disponibles en los mensajes enviados.

15. Confidencialidad de proyectos

La información entregada por clientes durante diagnósticos, propuestas, reuniones, desarrollo de proyectos, configuración de agentes de IA, automatizaciones, software, auditorías digitales o servicios de análisis será tratada de forma confidencial.

White Intelligence no divulgará información confidencial del cliente sin autorización, salvo requerimiento legal, necesidad operativa para ejecutar el proyecto o uso de proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio.

16. Información pública y análisis digital

Algunos servicios, como netnografía, huella digital, publishers, auditoría digital, análisis de presencia online o crecimiento en redes sociales, pueden implicar el análisis de información públicamente disponible en internet, redes sociales, medios digitales, sitios web, plataformas públicas, comunidades digitales o canales abiertos.

White Intelligence podrá analizar este tipo de información con fines estratégicos, de diagnóstico, investigación, reputación, posicionamiento, monitoreo o crecimiento digital, siempre dentro del alcance acordado con el cliente y conforme a la normativa aplicable.

17. Enlaces a terceros

El sitio web de White Intelligence puede contener enlaces a sitios web, plataformas, herramientas o servicios de terceros.

White Intelligence no controla ni se responsabiliza por las políticas de privacidad, prácticas, contenidos, seguridad o condiciones de uso de dichos terceros. Se recomienda revisar las políticas correspondientes antes de entregar información en sitios externos.

18. Actualizaciones de esta política

White Intelligence podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales, operativos o de servicios.

La versión actualizada será publicada en este sitio web con su fecha correspondiente. El uso continuo del sitio o de los servicios después de la publicación de cambios implica la aceptación de la versión actualizada.

19. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con esta Política de Privacidad o el tratamiento de datos personales, puedes comunicarte con nosotros a través de: campos@whiteintelligence.io